Wskaźniki KPI dotyczące zgłaszania nieprawidłowości i dochodzeń

Zgłaszanie nieprawidłowości przez sygnalistów, nie tylko w świecie biznesu, nabiera coraz większego znaczenia, o czym między innymi można się przekonać obserwując media.

Trzeba Tutaj przytoczyć sytuacje, kiedy to Agencja Praw Podstawowych Unii Europejskiej (FRA) doniosła, że jeden z sygnalistów, który pracował dla producenta podeszew butów na Cyprze, ujawnił, że w latach 1976-2009 firma wyemitowała potencjalnie rakotwórcze emisje do środowiska. Spowodowało to rozwój różnych chorób, w tym raka, u ponad 44 mieszkańców. Gdyby kierownictwo firmy zapewniło temu informatorowi możliwość wcześniejszego zgłaszania naruszeń prawa, można sobie wyobrazić, że niektórych z tych chorób i zgonów można byłoby uniknąć.

Proces zgłaszania nieprawidłowości jest wspierany przez wprowadzanie odpowiednich przepisów ze strony organów regulacyjnych takich jak Parlament Europejski, w wyniku czego zapewnienie bezpiecznego kanału dla sygnalistów staje się obowiązkiem.

Posiadanie wysokiej jakości wskaźników sygnalizacji nieprawidłowości umożliwia analizę i kontrolę skuteczności wprowadzonego kanału dla sygnalistów. Na całym świecie rośnie presja, aby motywować firmy do prowadzenia odpowiedzialnych i etycznych działań. Wzrasta także świadomość wpływu, jaki organizacje mogą mieć na prawa pracownicze i konsumenckie. Mierzenie skuteczności programu informowania o nieprawidłowościach powinno obejmować posiadanie silnych wskaźników raportowania (KPI) i podstawowych wskaźników zarządzania. Są to niezbędne wskaźniki KPI dotyczące informowania o nieprawidłowościach, które należy wziąć pod uwagę przy raportowaniu. Dążenie do poprawy wskaźników sygnalizacji nieprawidłowości i utrzymania ich na wysokim poziomie prowadzi do poprawy wellbeingu w firmach, a także wzmacnianiu kultury compliance.

Wśród najbardziej kluczowych wskaźników sygnalizacji nieprawidłowości można wyszczególnić:

• Anonimowość — odsetek zgłaszanych anonimowych incydentów względem wszystkich zgłoszeń jako wskaźnik poziomu zaufania pracowników do organizacji i ich obaw przed odwetem.
• Aktywne sprawy i sprawy według statusu — tego typu informacje zapewniają wgląd w liczbę otwartych spraw i umożliwiają śledzenie wydajności i postępów.
• Średnia liczba dni do zamknięcia spraw — monitorowanie średniej liczby dni potrzebnych do zamknięcia spraw umożliwia zidentyfikowanie wąskich gardeł w procesie i odpowiednie zajęcie się nimi.
• Liczba zgłoszeń według typu incydentu — agregowanie spraw według typu incydentu umożliwia uzyskanie wglądu w najbardziej rozpowszechnione rodzaje niewłaściwego postępowania w organizacji i odpowiednie zajęcie się nimi.
• Podział spraw według lokalizacji — monitorowanie kraju, obszar tab działu związanego z przypadkami naruszeń może wskazywać na wzorce, które zgodność może z kolei rozwiązać i złagodzić.
• Ilość zgłoszeń odnoszących się do uzasadnionych wykroczeń - aby to zmierzyć, należy śledzić odsetek zgłoszeń, które nie są związane z niewłaściwym postępowaniem. Jeśli liczba niepowiązanych ze sobą zgłoszeń jest wysoka, należy rozważyć, czy pracownicy faktycznie rozumieją, co powinni zgłaszać i co jest uważane za niewłaściwe postępowanie.
• Częstotliwość informowania sygnalisty o zmianie statusu sprawy - ta metryka rejestruje, ile razy aktualizacje są przekazywane sygnalistom w trakcie dochodzenia. Częste kontakty z pracownikami, którzy ujawniają niewłaściwe postępowanie, pokazują, że program informowania o nieprawidłowościach jest silny. Z drugiej strony rzadkie aktualizacje statusu mogą wskazywać na tendencję firmy do niestosowania działań następczych w przypadku ujawnienia nadużyć.
• Średni czas reakcji firmy na obsługę napływających zgłoszeń - ta metryka powinna uwzględniać czas między pierwszym zgłoszeniem sygnalisty a wysłaniem wiadomości w odpowiedzi na nie, a także kolejne odpowiedzi na napływające wiadomości. Wskaźnik ten powinien być porównywany co kwartał i co roku, aby upewnić się, że czas reakcji nie wydłuża się z upływem czasu.

Śledzenie wydajności programu zarządzania zgłoszeniami wewnętrznymi z perspektywy operacyjnej ma kluczowe znaczenie. Upewnienie się, że napływające zgłoszenia incydentów są należycie obsługiwane i zgodne z wymogami regulacyjnymi, minimalizuje narażenie firmy na spory sądowe. Holistyczne spojrzenie na raporty i dane dochodzeniowe pozwala zespołom zajmującym się nimi odkrywać trendy i wzorce, których nie są w stanie zidentyfikować w poszczególnych przypadkach.

Notibox to platforma dla sygnalistów, która w pełni spełnia wymagania dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. W przyszłości Notibox będzie również narzędziem m. in. wspomagającym wiarygodną ocenę pracowników czy monitorowanie poziomu ich zadowolenia.