Kanały zgłaszania nieprawidłowości

W związku z kolejnymi wersjami projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (ustawa whistleblowingowa), wielu pracodawców podejmuje pierwsze trudy związane z ustaleniem procedury zgłoszeń wewnętrznych. Jedną z ważniejszych decyzji będzie wybór kanału zgłoszeń.

Ustawa określa ogólnie sposoby przekazywania zgłoszeń, jakimi sygnalista powinien dysponować w firmie: na piśmie (papierowo lub elektronicznie), ustnie osobiście do protokołu lub telefonicznie. Ustawa stwarza więc wiele możliwości dla pracodawców i daje im wolną rękę w wyborze sposobów dokonywania zgłoszeń najlepszych dla ich organizacji.

Do wyboru pozostają wykorzystywane już w wielu organizacjach rozwiązania związane z compliance: skrzynki na terenie firmy, do których można wrzucać zgłoszenia, wskazanie adresu pocztowego do dokonywania zgłoszeń, dedykowane zgłoszeniom adresy e-mail, czy numery telefonu.

Przy ustalaniu procedury zgłoszeń wewnętrznych należy jednak wziąć pod uwagę cel, jaki przyświeca dyrektywie whistleblowingowej, a za nią projektowanej ustawie – ochrona sygnalisty. Przypomnieć trzeba, że ustawa zakłada odpowiedzialność karną za ujawnienie danych osobowych sygnalisty. Dlatego też najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie stworzenie sygnalistom możliwości anonimowego zgłaszania, a wyżej wskazane, sprawdzone w innych przypadkach sposoby nie dają możliwości zgłoszenia anonimowego zgodnego z ustawą, czyli dającego możliwość poinformowania zwrotnego sygnalisty o losach jego zgłoszenia.

Jedynym rozwiązaniem zapewniającym anonimowość sygnalisty i dającym możliwość swobodnego z nim korespondowania jest elektroniczna platforma dla sygnalistów. Sygnalista nie musi podawać swoich danych, a nawet gdy to zrobi, dostęp do nich mają tylko osoby wyznaczone do przyjmowania zgłoszeń. W ten sposób niebezpieczeństwo wycieku danych jest znacznie obniżone.